Na kratko
Pravilnik o uporabi umetne inteligence je notranji akt, ki zaposlenim pove, katera AI orodja smejo uporabljati, katere podatke smejo vanje vnesti in kdo odgovarja za rezultat. Potrebujete ga iz treh razlogov: člen 4 Akta o UI od vas zahteva ukrepe za podporo AI pismenosti osebja, GDPR določa, kam smejo osebni podatki, Zakon o poslovni skrivnosti pa varuje le informacije, ki ste jih razumno zavarovali. Spodaj je celoten vzorec za kopiranje, enostranski povzetek za zaposlene in evidenca usposabljanj. Vzorec je splošen in ni pravni nasvet.
Kaj je pravilnik o uporabi AI in zakaj ga potrebujete?
Pravilnik o uporabi AI je kratek splošni akt podjetja, ki določi dovoljena orodja, pravila za vnos podatkov, pregled izhodnih vsebin, odgovornosti in usposabljanje. Brez njega vsak zaposleni sam presodi, ali sme pogodbo stranke prilepiti v brezplačni ChatGPT. Z njim imate pisno pravilo in dokaz, da ste ravnali skrbno.
Noben predpis, ki smo ga preverili, ne zahteva dokumenta s točno tem imenom. Več predpisov pa od vas zahteva ukrepe, ki jih je najlažje zapisati prav v pravilnik:
| Predpis | Kaj zahteva | Kje v vzorcu |
|---|---|---|
| Akt o UI, člen 4 (po Digital Omnibusu, Uredba (EU) 2026/1744) | Ponudniki in uvajalci sprejmejo ukrepe, s katerimi podpirajo razvoj AI pismenosti osebja. Določene ravni znanja posameznika ni treba zagotoviti. | 11. člen in evidenca usposabljanj |
| Akt o UI, člen 50 (velja od 2. 8. 2026) | Ljudje morajo vedeti, da komunicirajo z AI; globoke ponaredke in besedila za obveščanje javnosti o zadevah javnega interesa je treba označiti | 7. člen |
| GDPR | Pravna podlaga za obdelavo, pogodba z obdelovalcem (čl. 28), posebna zaščita posebnih vrst podatkov (čl. 9), prijava kršitve v 72 urah (čl. 33) | 4., 5. in 12. člen |
| Zakon o poslovni skrivnosti (ZPosS) | Informacija je poslovna skrivnost, če ste jo razumno varovali; to se domneva, če ste jo pisno določili in s tem seznanili osebe, ki z njo pridejo v stik | 5. in 9. člen |
Uvajalec po Aktu o UI je vsako podjetje, ki AI sistem uporablja pri svojem delu — torej tudi tisto, ki ima le ChatGPT ali Copilot. Kaj vse Akt pomeni za malo podjetje in kateri roki še pridejo, smo opisali v članku Akt o umetni inteligenci za mala podjetja. Pozor: v starejših besedilih boste brali, da mora podjetje zagotoviti »zadostno raven« AI pismenosti. Po spremembi z Digital Omnibusom to ne velja več.
Kako vzorec prilagoditi v 30 minutah
Vzorec je pisan za podjetje s 5 do 200 zaposlenimi, ki AI orodja uporablja, ne razvija. Pred kopiranjem si pripravite tri stvari:
- Seznam orodij, ki jih ljudje že uporabljajo. Vprašajte ekipo — praviloma jih je več, kot mislite. Iz tega nastane Priloga 1.
- Ime odgovorne osebe za AI. V manjšem podjetju je to direktor ali vodja administracije, ne nujno informatik.
- Vaše tri največje skrbi glede podatkov. Za računovodski servis so to finančni podatki strank, za trgovca cene dobaviteljev. Dopišite jih v tabelo v 5. členu.
Vse v oglatih oklepajih [tako] zamenjajte s svojimi podatki. Členov, ki za vas ne veljajo (na primer klepetalnik na spletni strani), ne brišite brez premisleka — raje zapišite »trenutno ne uporabljamo«.
Vzorec pravilnika o uporabi umetne inteligence
Na podlagi [statuta / akta o ustanovitvi] in 10. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) direktor družbe [ime podjetja], [naslov], dne [datum] sprejema
PRAVILNIK O UPORABI UMETNE INTELIGENCE
[ime podjetja] · različica [1.0] · velja od [datum]
1. člen — Namen
Ta pravilnik določa pravila za varno, zakonito in odgovorno uporabo orodij umetne inteligence (v nadaljevanju: AI) pri delu v [ime podjetja]. Njegov namen je zaščititi osebne podatke, poslovne skrivnosti in ugled podjetja ter podpreti razvoj AI pismenosti zaposlenih v skladu s 4. členom Uredbe (EU) 2024/1689 (Akt o umetni inteligenci).
2. člen — Veljavnost
Pravilnik velja za vse zaposlene, študente, pripravnike in zunanje sodelavce, ki pri delu za [ime podjetja] uporabljajo AI orodja ali imajo dostop do podatkov podjetja (v nadaljevanju: uporabniki). Velja za uporabo na službenih in zasebnih napravah, kadar gre za službeno delo.
3. člen — Opredelitve
- AI orodje je programska oprema, ki na podlagi vnosa ustvarja besedilo, slike, zvok, kodo, povzetke ali priporočila (na primer ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini), vključno z AI funkcijami v drugih programih.
- Službeni račun je uporabniški račun, ki ga uporabniku dodeli [ime podjetja] v okviru poslovnega paketa ponudnika.
- Vnos je vse, kar uporabnik posreduje AI orodju: besedilo, datoteke, slike, posnetki.
- Izhodna vsebina je vse, kar AI orodje ustvari.
- Osebni podatek je vsaka informacija, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo (GDPR).
- Poslovna skrivnost so informacije, ki jih [ime podjetja] določi kot poslovno skrivnost v [aktu o poslovni skrivnosti / tem pravilniku].
- Odgovorna oseba za AI je [ime in priimek, funkcija].
4. člen — Dovoljena orodja in računi
- Uporabniki smejo za službeno delo uporabljati samo AI orodja s seznama odobrenih orodij (Priloga 1) in samo prek službenih računov.
- Vnos podatkov podjetja v zasebne račune, brezplačne različice ali orodja, ki niso na seznamu, ni dovoljen.
- Pri odobrenih orodjih uporabljamo poslovne pakete, pri katerih ponudnik pogodbeno zagotavlja, da vnosov privzeto ne uporablja za učenje svojih modelov, in s katerimi je sklenjena pogodba o obdelavi osebnih podatkov.
- Uporabnik ne sme spreminjati varnostnih nastavitev službenega računa, povezovati AI orodja z drugimi sistemi podjetja (e-pošta, disk, CRM) ali nameščati razširitev brez odobritve odgovorne osebe za AI.
- Novo orodje odobri odgovorna oseba za AI po postopku iz 10. člena.
5. člen — Razvrstitev podatkov
Pred vsakim vnosom uporabnik presodi, v katero kategorijo podatek spada. Če ni prepričan, ga obravnava kot podatek višje kategorije.
| Kategorija | Kaj sme | Primeri |
|---|---|---|
| ZELENA — sme | Vnos v vsako odobreno orodje brez dodatne odobritve | Javno objavljene informacije; splošna vprašanja; lastna besedila brez osebnih podatkov; osnutki objav in oglasov; anonimizirani primeri (»stranka A«, »podjetje X«) |
| RUMENA — z odobritvijo | Vnos samo v odobreno orodje s službenim računom, ko je to za nalogo nujno, in le z odobritvijo [vodje / odgovorne osebe za AI] za to vrsto naloge | Imena in kontakti strank; ponudbe, cene in pogoji; pogodbe; interni zapisniki; neobjavljeni finančni podatki podjetja; dokumenti strank [dopolnite] |
| RDEČA — nikoli | Vnos ni dovoljen v nobeno AI orodje, razen v sistem, ki ga je za ta namen posebej odobril direktor po pravnem pregledu | Podatki o zdravju, veroizpovedi, sindikalnem članstvu in druge posebne vrste osebnih podatkov; EMŠO, davčne in bančne številke posameznikov; plače, ocene in bolniške odsotnosti zaposlenih; gesla, ključi API in dostopni podatki; informacije, določene kot poslovna skrivnost; podatki, za katere pogodba s stranko uporabo AI prepoveduje [dopolnite] |
Kadar je mogoče, uporabnik podatke pred vnosom anonimizira: imena, naslove in številke zamenja z oznakami.
6. člen — Izhodne vsebine
- Vsako izhodno vsebino, ki zapusti podjetje (stranki, partnerju, javnosti) ali vpliva na odločitev, pred uporabo pregleda človek.
- Uporabnik preveri dejstva, številke, imena, datume in navedbe predpisov. AI orodja lahko navajajo neobstoječe vire in napačne podatke.
- Za vsebino, ki jo pošlje ali objavi, odgovarja uporabnik, ne AI orodje.
- AI orodje ne sme samostojno sprejemati odločitev o strankah, zaposlenih ali kandidatih za zaposlitev. Priporočilo AI je lahko le podlaga, o kateri odloči človek.
7. člen — Označevanje in preglednost
- Kadar [ime podjetja] uporablja klepetalnika ali drug AI sistem, ki neposredno komunicira s strankami, mora biti strankam na začetku pogovora jasno, da komunicirajo z AI, in jim mora biti na voljo pot do človeka.
- Slike, zvok ali video, ki prikazujejo resnične osebe, kraje ali dogodke tako, da bi jih lahko kdo zamenjal za resnične (globoki ponaredki), označimo kot umetno ustvarjene.
- Besedila, ki jih objavimo z namenom obveščanja javnosti o zadevah javnega interesa, označimo kot ustvarjena z AI, razen če jih je pred objavo pregledal človek in zanje uredniško odgovarja [funkcija].
- Ne glede na zgornje točke ne predstavljamo AI vsebine kot dela resnične osebe, ne izmišljamo mnenj strank in ne ustvarjamo vsebin, ki bi stranke zavajale.
8. člen — Prepovedane uporabe
Prepovedano je uporabljati AI za: prepoznavanje čustev zaposlenih; nadzor zaposlenih, ki ni urejen z ločenim aktom; ustvarjanje vsebin o resničnih osebah brez njihovega dovoljenja; obhod varnostnih omejitev orodij; vsako uporabo, ki je v nasprotju z zakonom ali dobrimi poslovnimi običaji.
9. člen — Avtorske pravice in zaupnost
- Uporabnik v AI orodja ne nalaga del tretjih oseb (besedil, fotografij, kode), za katera podjetje nima pravice do predelave.
- Izhodne vsebine, ki očitno posnemajo obstoječe delo, blagovno znamko ali slog določenega avtorja, ne uporabimo.
- Za ključna gradiva (logotip, slogan, glavna besedila znamke) upoštevamo, da je po slovenskem pravu avtor lahko le fizična oseba; vsebina, ustvarjena brez ustvarjalnega prispevka človeka, morda ni varovana. Taka gradiva zato ustvari ali bistveno predela človek.
- Pred uporabo AI pri delu za stranko uporabnik preveri, ali pogodba s stranko ali dogovor o nerazkritju (NDA) uporabo AI omejuje.
10. člen — Odgovornosti in odobritev novega orodja
- Direktor sprejme pravilnik, imenuje odgovorno osebo za AI in odloča o izjemah za rdečo kategorijo.
- Odgovorna oseba za AI vodi Prilogo 1, odobri nova orodja, organizira usposabljanja, vodi evidenco usposabljanj in sprejema prijave incidentov.
- Vodje odobrijo uporabo rumene kategorije za naloge v svoji ekipi.
- Uporabniki spoštujejo pravilnik in prijavijo napake.
Pred odobritvijo novega orodja odgovorna oseba za AI preveri in zapiše: kje ponudnik hrani podatke; ali vnose uporablja za učenje modelov in ali se to da izklopiti; ali je mogoče skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov; ali ima podjetje skrbniški nadzor nad računi; kako se podatki izbrišejo ob prenehanju uporabe.
11. člen — Usposabljanje in evidenca
- Vsak uporabnik se pred prvo uporabo AI orodij seznani s tem pravilnikom in opravi uvodno usposabljanje o delovanju, omejitvah in tveganjih AI orodij, ki jih uporablja.
- Usposabljanje se ponovi najmanj [enkrat letno] in ob uvedbi novega orodja.
- Obseg usposabljanja se prilagodi vlogi uporabnika in tveganjem njegove uporabe.
- Odgovorna oseba za AI vodi evidenco usposabljanj (Priloga 2).
12. člen — Prijava napak in incidentov
- Uporabnik takoj, najpozneje v [24 urah], odgovorni osebi za AI prijavi: vnos podatkov rdeče kategorije ali vnos v neodobreno orodje; pošiljanje ali objavo napačne AI vsebine; sum, da je kdo pridobil dostop do službenega računa; ravnanje AI orodja, ki bi lahko komu škodilo.
- Prijava se ne kaznuje. Kaznuje se prikrivanje.
- Če gre za kršitev varstva osebnih podatkov, odgovorna oseba za AI skupaj z [pooblaščeno osebo za varstvo podatkov / direktorjem] oceni, ali je treba v 72 urah obvestiti Informacijskega pooblaščenca (33. člen GDPR).
13. člen — Kršitve
Kršitev tega pravilnika pomeni kršitev delovnih obveznosti. Podjetje ukrepa v skladu z ZDR-1, pogodbo o zaposlitvi in drugimi akti podjetja. Pri zunanjih sodelavcih se uporabijo določila pogodbe.
14. člen — Pregled pravilnika
Odgovorna oseba za AI pravilnik pregleda najmanj vsakih [6 / 12] mesecev ter ob spremembi predpisov, uvedbi novega orodja ali po resnem incidentu. Spremembe sprejme direktor.
15. člen — Končna določba
Pravilnik začne veljati [osmi] dan po objavi na [oglasni deski / intranetu]. Uporabniki potrdijo seznanitev s podpisom ali elektronsko potrditvijo.
[Kraj], [datum] · Direktor: [ime in priimek] · Podpis: __________
Priloga 1 — Seznam odobrenih AI orodij
| Orodje in paket | Kdo ima dostop | Dovoljene kategorije | Obvezne nastavitve | Odobreno |
|---|---|---|---|---|
| [npr. ChatGPT Business] | [prodaja, marketing] | [zelena, rumena] | [službeni račun, skrbnik: …] | [datum, ime] |
| [npr. Microsoft Copilot s službenim računom] | [vsi zaposleni] | [zelena, rumena] | [prijava s službenim računom] | [datum, ime] |
| [orodje] | […] | […] | […] | […] |
Priloga 2 — Evidenca usposabljanj
Vodi se v obliki iz poglavja »Vzorec evidence usposabljanj«.
Pravila AI na eni strani: povzetek za zaposlene
Celotnega pravilnika večina zaposlenih ne bo prebrala dvakrat. Spodnjo stran natisnite, obesite ob tiskalnik ali jo pripnite v interni klepet. Pravno velja pravilnik, ta stran le pomaga, da ga ljudje res upoštevajo.
PRAVILA AI NA ENI STRANI — [ime podjetja]
Vprašanja: [ime odgovorne osebe za AI], [e-pošta]
- Samo odobrena orodja, samo službeni račun. Seznam: [povezava do Priloge 1]. Zasebni in brezplačni računi za službene podatke niso dovoljeni.
- Pred vnosom pomisli na barvo podatka.
- Zelena — javno, splošno, anonimizirano: sme.
- Rumena — stranke, cene, pogodbe, interni dokumenti: samo v odobrenem orodju in z odobritvijo vodje.
- Rdeča — zdravje, EMŠO, bančni podatki posameznikov, plače, gesla, poslovne skrivnosti: nikoli.
- Ko nisi prepričan, je rumeno ali rdeče. Vprašaj prej, ne potem.
- Imena zamenjaj z oznakami (»stranka A«), kadar le gre.
- Vse, kar gre ven, prebere človek. Preveri številke, imena, datume in navedbe zakonov.
- Za poslano odgovarjaš ti, ne orodje.
- AI ne odloča o ljudeh. O strankah, zaposlenih in kandidatih odloči človek.
- Klepetalnik se predstavi kot AI. Ponarejenih slik resničnih oseb ne objavljamo brez oznake.
- Napako prijavi takoj — v [24 urah] na [e-pošta]. Prijava se ne kaznuje, prikrivanje se.
- Novo orodje? Najprej ga odobri [ime]. Ne povezuj AI z e-pošto ali diskom na svojo roko.
Vzorec evidence usposabljanj za člen 4 Akta o UI
Evidenca usposabljanj je preprosta tabela, iz katere je razvidno, kdo je bil kdaj seznanjen s čim. Člen 4 po Digital Omnibusu ne zahteva izpita ali potrdila, zahteva pa ukrepe. Ko vas nadzorni organ, stranka v razpisu ali revizor vpraša, kaj ste naredili, je ta tabela odgovor. Vodite jo v Excelu ali Google Preglednicah; ob vsaki vrstici hranite gradivo ali seznam prisotnosti.
| Datum | Udeleženec (ime, delovno mesto) | Vsebina | Trajanje | Izvajalec | Dokazilo |
|---|---|---|---|---|---|
| [dd. mm. llll] | [ime, prodaja] | Seznanitev s Pravilnikom o uporabi AI, razvrstitev podatkov | [30 min] | [odgovorna oseba za AI] | [podpisana izjava] |
| [dd. mm. llll] | [ime, administracija] | Delo z [orodje]: pisanje, povzemanje, preverjanje izhodov | [2 h] | [notranji / zunanji izvajalec] | [seznam prisotnosti, gradivo] |
| [dd. mm. llll] | [ime] | [osvežitev, novo orodje, incident in lekcija] | […] | […] | […] |
Dva praktična nasveta. Prvič: v stolpec »Vsebina« pišite konkretno (»preverjanje izhodov, kaj ne vnašamo«), ne »AI usposabljanje«. Drugič: kratke interne seznanitve so prav tako ukrep — ni treba, da je vsaka vrstica zunanja delavnica.
Ekipa se nauči delati z AI na vaših primerih
Na AI delavnici za ekipo udeleženci na svojih računalnikih delajo z orodji, ki jih boste uporabljali, in vadijo prav to, kar določa pravilnik: kaj se sme vnesti in kako preveriti izhod. Datum, udeležence, vsebino in trajanje vpišete v evidenco zgoraj. Potrdila o skladnosti z Aktom o UI ne izdajamo — tega ne more izdati noben izvajalec delavnic.
Rezerviraj brezplačen posvet →Kako pravilnik o uporabi AI uvesti v podjetju?
Pravilnik sprejme direktor kot splošni akt, a pred tem ga mora po 10. členu ZDR-1 poslati v mnenje sindikatu pri delodajalcu, če ga imate. Sindikat ima osem dni za mnenje, ki ga morate obravnavati. Nato zaposlene seznanite, akt pa mora biti vedno dostopen. Postopek v štirih korakih:
Pripravite predlog in ga dajte v pregled
Izpolnite vzorec in Prilogo 1. Če imate pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ali pravnika, mu pošljite predlog zdaj, ne po sprejemu. Če želite, da najprej pregledamo, katera orodja ekipa dejansko uporablja in kam tečejo podatki, je to del AI svetovanja z 90-dnevnim načrtom.
Mnenje sindikata ali sveta delavcev
Po 10. členu ZDR-1 (preverjeno 26. 10. 2026) mora delodajalec predlog splošnega akta, ki določa organizacijo dela ali obveznosti delavcev, poslati v mnenje sindikatu pri delodajalcu. Sindikat poda mnenje v osmih dneh, delodajalec se mora do njega opredeliti. Enako velja za svet delavcev ali delavskega zaupnika. Kjer jih ni, mora delodajalec delavce o vsebini predloga pred sprejemom obvestiti na običajen način. Ali vaš primer zahteva še kaj po Zakonu o sodelovanju delavcev pri upravljanju (ZSDU), preverite s pravnikom.
Sprejem, objava in seznanitev s podpisom
Direktor pravilnik podpiše in ga objavi na oglasni deski ali intranetu; po ZDR-1 morajo biti splošni akti delavcem vedno na voljo na dostopnem mestu. Vsak zaposleni podpiše izjavo o seznanitvi ali jo potrdi elektronsko. Ta podpis je prva vrstica v evidenci usposabljanj. Seznanitev je tudi del domneve po Zakonu o poslovni skrivnosti, da ste skrivnosti razumno varovali.
Pregled vsakih 6 do 12 mesecev
AI orodja se spreminjajo hitreje kot drugi akti v podjetju. V koledar vpišite pregled čez šest mesecev, če AI uporabljate intenzivno, ali čez dvanajst, če ga uporablja le nekaj ljudi. Že znana datuma za ponovni pregled: 2. 12. 2026 (rok za člen 50(2) za sisteme, ki so bili na trgu pred 2. 8. 2026, in nove prepovedi) in 2. 12. 2027 (visoko tvegani sistemi iz Priloge III).
Pogoste napake v pravilnikih o uporabi AI
Večina pravilnikov ne propade, ker bi bili pravno napačni, ampak ker jih ljudje ne morejo uporabiti. Te zapise srečamo najpogosteje:
| Zapis v pravilniku | Zakaj ne deluje | Boljši zapis |
|---|---|---|
| »Uporaba AI orodij je prepovedana.« | Ljudje AI vseeno uporabljajo, le na zasebnih telefonih in brez pravil. Tveganje se poveča, vi pa o njem ne veste. | »Dovoljena so orodja iz Priloge 1 prek službenih računov.« |
| »Zaupnih podatkov ne vnašajte v AI.« | Nihče ne ve, kaj je »zaupno«. Ime stranke? Cena? Vsak presodi drugače. | Tri kategorije s konkretnimi primeri iz vašega dela (5. člen). |
| »Zaposleni morajo imeti zadostno raven AI pismenosti.« | Prepisano iz besedila pred Digital Omnibusom. Člen 4 zdaj zahteva ukrepe, ne dokazane ravni znanja, zato si nalagate obveznost, ki je ne morete izmeriti. | »Podjetje izvaja usposabljanja in vodi evidenco (Priloga 2).« |
| »Vse vsebine, ustvarjene z AI, se označijo.« | Vsak mail s popravljeno slovnico bi moral imeti oznako. Pravilo se ne bo izvajalo, kar spodkoplje še druga pravila. | Označevanje po 7. členu: klepetalnik, globoki ponaredki, besedila za obveščanje javnosti brez uredniškega pregleda. |
| »Za skladnost skrbi IT.« | Odločitev, ali ponudbo stranke sme brati AI, ni tehnična. Brez imena odgovorne osebe nihče ne odloči. | Poimenska odgovorna oseba za AI in jasne vloge (10. člen). |
| Seznam dovoljenih orodij v besedilu pravilnika | Ob vsaki spremembi orodja bi morali spreminjati akt in znova zbirati mnenja. | Seznam v prilogi, ki jo posodablja odgovorna oseba. |
Kdaj vzorec ni dovolj in potrebujete pravnika?
Vzorec pokriva podjetje, ki splošna AI orodja uporablja za pisanje, povzemanje, analizo in komunikacijo. V teh primerih je premalo:
- Razvijate ali tržite lastno AI rešitev. Takrat ste lahko ponudnik po Aktu o UI, z drugačnimi obveznostmi. To velja tudi, če klepetalnika pod svojim imenom ponujate strankam kot izdelek.
- AI uporabljate pri zaposlovanju ali ocenjevanju zaposlenih. Sistemi za izbor kandidatov in ocenjevanje dela spadajo med visoko tvegane iz Priloge III; obveznosti zanje veljajo od 2. 12. 2027.
- Redno obdelujete posebne vrste osebnih podatkov — zdravstvo, zavarovalništvo, kadrovske službe. Verjetno potrebujete oceno učinka na varstvo podatkov (čl. 35 GDPR).
- Ste v javnem sektorju ali delate zanj kot izvajalec. Veljajo dodatna pravila o dostopu do informacij in javnem naročanju.
- AI povezujete s svojimi sistemi (CRM, e-pošta, dokumenti), da sam bere in piše podatke. Takšne rešitve postavljamo v okviru AI avtomatizacije za podjetja, a pravilnik zanje potrebuje dodaten del o dostopih in nadzoru.
Česa ne naredimo: ne pišemo pravnih mnenj in ne potrjujemo skladnosti. Pomagamo pri orodjih, nastavitvah in usposabljanju; pravno presojo naj naredi pravnik.
Katera orodja izpolnjujejo pogoj iz 4. člena vzorca?
Pogoj je poslovni paket, pri katerem ponudnik vnosov privzeto ne uporablja za učenje modelov in ponuja pogodbo o obdelavi podatkov. Po navedbah ponudnikov (preverjeno 26. 10. 2026) to velja za ChatGPT Business, Enterprise in API pri OpenAI, za Claude Team, Enterprise in API pri Anthropicu ter za Microsoft Copilot ob prijavi s službenim računom (zaščita podatkov za podjetja). Pri brezplačnih in osebnih paketih (ChatGPT Free, Plus, Pro; Claude Free, Pro, Max) je uporaba vnosov za učenje odvisna od nastavitve uporabnika, zato jih vzorec za službene podatke ne dovoli. Razlike med orodji smo primerjali v članku ChatGPT, Claude ali Copilot, podrobneje o GDPR pa v članku AI in GDPR: varna uporaba v podjetju.
Pogosta vprašanja o pravilniku o uporabi AI
Ali je pravilnik o uporabi AI obvezen?
Noben predpis, ki smo ga preverili, ne zahteva dokumenta s tem imenom. Člen 4 Akta o UI pa od podjetij, ki AI uporabljajo, zahteva ukrepe za podporo AI pismenosti, GDPR zahteva ustrezne organizacijske ukrepe za varstvo osebnih podatkov, Zakon o poslovni skrivnosti pa varuje le razumno zavarovane informacije. Pravilnik je najpreprostejši način, da te ukrepe zapišete in dokažete.
Kaj mora vsebovati pravilnik o uporabi umetne inteligence?
Vsaj seznam dovoljenih orodij in računov, razvrstitev podatkov s primeri (kaj se sme, kaj z odobritvijo, kaj nikoli), pravilo, da izhod pred uporabo pregleda človek, pravila označevanja po členu 50 Akta o UI, poimensko odgovorno osebo, usposabljanje z evidenco, postopek prijave napak in rok za pregled pravilnika.
Ali pravilnik zadostuje za člen 4 Akta o UI?
Sam pravilnik ne zadostuje, je pa dober začetek. Člen 4 po Digital Omnibusu zahteva, da podjetje sprejme ukrepe, s katerimi podpira razvoj AI pismenosti osebja; ni treba dokazovati določene ravni znanja posameznika. Ukrepi so pravilnik, seznanitev z njim, usposabljanja in evidenca, iz katere je vidno, kdo je bil kdaj usposobljen.
Ali smem v ChatGPT vnašati osebne podatke?
V brezplačni ali osebni račun ne. V poslovni paket, kot je ChatGPT Business, s sklenjeno pogodbo o obdelavi podatkov, le kadar imate pravno podlago po GDPR in je vnos za nalogo nujen. Kadar le gre, podatke prej anonimizirajte. Posebnih vrst osebnih podatkov, na primer o zdravju, ne vnašajte brez pravnega pregleda.
Ali moramo AI besedila označevati?
Ne vseh. Po členu 50 Akta o UI, ki velja od 2. 8. 2026, morajo ljudje vedeti, da komunicirajo s klepetalnikom AI, globoke ponaredke je treba označiti, prav tako besedila, objavljena za obveščanje javnosti o zadevah javnega interesa, razen če jih je pregledal človek in zanje nekdo uredniško odgovarja. Za interne dokumente, maile in ponudbe, ki jih pregleda človek, zakon oznake ne zahteva.
Kako pogosto moramo posodobiti pravilnik o uporabi AI?
Priporočamo pregled vsakih 6 do 12 mesecev ter ob uvedbi novega orodja, spremembi predpisov ali po resnem incidentu. Že znana datuma, ob katerih ga je smiselno pogledati, sta 2. 12. 2026 in 2. 12. 2027. Seznam orodij imejte v prilogi, da ga lahko posodobite brez spreminjanja celotnega akta.
Ali moramo pravilnik pred sprejemom dati v mnenje sindikatu?
Če ga imate, da. Po 10. členu ZDR-1 mora delodajalec predlog splošnega akta, ki določa organizacijo dela ali obveznosti delavcev, poslati v mnenje sindikatu pri delodajalcu, ki ima za mnenje osem dni. Enako velja za svet delavcev ali delavskega zaupnika. Kjer jih ni, delavce o predlogu pred sprejemom obvestite na običajen način.
Viri (preverjeno 26. oktobra 2026)
- Uredba (EU) 2024/1689 (Akt o umetni inteligenci): EUR-Lex; sprememba z Uredbo (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus): EUR-Lex; povzetek: AKOS, Digitalni omnibus za UI.
- Uredba (EU) 2016/679 (GDPR): EUR-Lex.
- Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), 10. člen, različica v veljavi od 20. 9. 2025: racunovodstvo.net.
- Zakon o poslovni skrivnosti (ZPosS), Uradni list RS, št. 22/2019, 2. člen: Uradni list RS.
- Zakon o avtorski in sorodnih pravicah (ZASP), 10. člen (avtor je fizična oseba): Uradni list RS, uradno prečiščeno besedilo.
- Pravila ponudnikov o učenju na podatkih: OpenAI, Anthropic, Microsoft.