Na kratko
AI priprava ponudb pomeni, da po ogledu podatke narekujete v telefon, sistem pa iz nareka in vašega cenika sestavi predračun v vaši predlogi; vi ga pregledate in pošljete. Cene ostanejo vaše — česar ni v ceniku, sistem označi, ne izmisli. Spodaj so vzorec strukture predračuna, razlika med tem, kar zakon zahteva za račun, in tem, kar sodi v ponudbo, ter izračun časa z vašimi številkami.
Na tej strani: kako deluje · kaj sodi v ponudbo · vzorec predračuna · narek po dejavnostih · izračun časa · zgrešeni klici · kdaj ne · vprašanja
Kako deluje AI priprava ponudb na terenu?
Po ogledu v telefon poveste, kaj ste videli in kaj boste naredili, kot bi povedali sodelavcu. Sistem govor pretvori v besedilo, prepozna postavke in količine, uporabi cene iz vašega cenika in sestavi predračun v vaši predlogi. Preden ga sestavi, povzame, kar je razumel. Vi povzetek potrdite, predračun pregledate in pošljete.
Narek po ogledu
Glasovno sporočilo ali narek v telefon, takoj ko stopite iz hiše. Na primer:
Povzetek za potrditev
Prepoznava govora ni brez napak, posebej pri številkah in strokovnih izrazih. Zato sistem najprej vrne kratek povzetek: »1× split 3,5 kW, 8 m linije, 1× stenski nosilec, 1× preboj, 3 m odvoda kondenza, 4 h montaže. Ni vključeno: električni priklop. [PREVERI: preboj skozi opeko ni v ceniku].« Popravite, kar ni prav, in potrdite.
Predračun iz vašega cenika
Sistem postavke poveže s cenikom, izračuna znesek po postavkah, DDV in skupaj ter vse zloži v vašo predlogo z logotipom. Cen ne izmišljuje: postavko, ki je v ceniku ni, pusti prazno in označeno.
Pregled, pošiljanje in ponovni stik
Predračun pregledate na telefonu ali računalniku, popravite in pošljete po e-pošti. Sistem ga vpiše v pregled ponudb in, če stranka v dogovorjenem roku ne odgovori, nastavi opomnik z osnutkom sporočila. Vzorec treh sporočil za ponovni stik je v članku AI za prodajo.
Kaj mora vsebovati ponudba ali predračun obrtnika?
Natančen seznam obveznih podatkov v 82. členu ZDDV-1 velja za račun, ne za ponudbo. Ponudba mora po 22. členu Obligacijskega zakonika vsebovati vse bistvene sestavine pogodbe, tako da lahko s sprejemom nastane pogodba — pri obrtniku navadno kaj boste naredili in za kakšno ceno. Ponudba vas veže, zato vanjo zapišite tudi rok veljavnosti.
Tabela loči, kaj zakon zahteva za račun in kaj priporočamo za predračun. Predračun, ki ima že večino podatkov iz računa, kasneje pomeni manj prepisovanja.
| Podatek | Račun (82. člen ZDDV-1) | Ponudba ali predračun |
|---|---|---|
| Datum izdaje | obvezno | Priporočeno; od njega teče rok veljavnosti. |
| Zaporedna številka | obvezno | Priporočeno; za sklic v sporočilih in pri plačilu. |
| Vaša ID številka za DDV | obvezno | Priporočeno, če ste zavezanec. |
| ID številka za DDV kupca | v določenih primerih | Če je kupec podjetje. |
| Ime in naslov obeh strank | obvezno | Priporočeno; dodajte naslov objekta, če je drugačen. |
| Vrsta in količina blaga ali obseg storitev | obvezno | Bistvena sestavina (22. člen OZ). |
| Cena na enoto brez DDV, popusti, osnova po stopnjah | obvezno | Priporočeno. Potrošniku mora zavezanec za DDV navesti ceno z DDV (14. člen ZVPot-1). |
| Stopnja in znesek DDV | obvezno | Priporočeno, če ste zavezanec. |
| Datum dobave ali opravljene storitve | obvezno, če se razlikuje od datuma računa | Predviden termin ali rok izvedbe. |
| Rok veljavnosti ponudbe | — | Priporočeno; do roka vas ponudba veže (26. člen OZ). |
| Plačilni pogoji (avans, rok plačila) | ni na seznamu 82. člena | Priporočeno. |
| Kaj ni vključeno | — | Priporočeno; zmanjša nesporazume na terenu. |
Štiri stvari, ki jih obrtniki najpogosteje zamešajo:
- Predračun ni račun. Če stranka na podlagi predračuna plača vnaprej, ZDDV-1 v 81. členu v nekaterih primerih zahteva račun za predplačilo, med drugim za predplačilo za storitve, ki ga prejmete od drugega davčnega zavezanca. Ali velja za vaš posel, preverite z računovodjo (81. člen, 82. člen ZDDV-1).
- Ponudba brez roka vas veže »razumen čas«. Po 26. členu OZ vas pisna ponudba brez roka veže toliko časa, kolikor je običajno potrebno, da pride do stranke, da jo ta preuči in da odgovor pride do vas. Po 25. členu lahko vezanost na ponudbo tudi izrecno izključite (25. in 26. člen OZ). Jasen rok veljavnosti je preprostejši.
- Potrošnik mora videti ceno z DDV. 14. člen ZVPot-1 zahteva, da podjetje, ki je zavezanec za DDV, potrošniku vidno označi ceno, ki vključuje DDV (14. člen ZVPot-1). Če niste zavezanec, DDV-ja ne obračunate; kako to označiti na računu, preverite z računovodjo.
- Od 2028 se spremeni račun, ne ponudba. Od 1. 1. 2028 bodo računi med podjetji morali biti e-računi v strukturirani obliki; PDF po e-pošti ne bo več zadoščal (gov.si, ZIERDED). Do potrošnikov se ne spremeni nič. Če ponudbe avtomatizirate zdaj, izberite rešitev, ki podatke iz sprejete ponudbe zna predati vašemu programu za račune.
Kako je zgrajen dober predračun? Vzorec strukture
Dober predračun ima šest delov: glavo s podatki obeh strank in rokom veljavnosti, kratek opis predmeta, postavke z enotami in cenami, zbir z DDV, kar ni vključeno, ter pogoje in način potrditve. Ta struktura je hkrati predloga, ki jo sistem izpolni iz nareka. Spodaj je vzorec za montažo klimatske naprave; cene vpišete iz svojega cenika.
PREDRAČUN št. [2026-041] · datum [..] · velja do [..]
STRANKA — ime, naslov, naslov objekta (če je drugačen), telefon, ID za DDV (če je podjetje)
PREDMET — Dobava in montaža stenske klimatske naprave [moč] v [prostor]
| Št. | Opis | Kol. | Enota | Cena/enoto brez DDV | Znesek |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Notranja in zunanja enota [model, moč] | 1 | kos | [cena] | [znesek] |
| 2 | Bakrena cevna linija z izolacijo | [8] | m | [cena] | [znesek] |
| 3 | Stenski nosilec zunanje enote | 1 | kos | [cena] | [znesek] |
| 4 | Preboj stene [material, debelina] | 1 | kos | [cena] | [znesek] |
| 5 | Odvod kondenza | [3] | m | [cena] | [znesek] |
| 6 | Montaža, vakuumiranje, zagon | [4] | h | [cena] | [znesek] |
| 7 | Prevoz | 1 | pavšal | [cena] | [znesek] |
NI VKLJUČENO — električni priklop do [mesta], gradbena dela, beljenje, odvoz odpadnega materiala
POGOJI — rok izvedbe [v X delovnih dneh po potrditvi] · plačilo [npr. avans X % ob potrditvi, ostanek po izvedbi, rok plačila X dni] · garancija [na napravo po pogojih proizvajalca, na delo X mesecev] · opomba o morebitni subvenciji, če jo stranka uveljavlja
POTRDITEV — »Ponudbo sprejemam.« Odgovor na to e-pošto ali podpis in datum
Polja v oglatih oklepajih so tista, ki jih sistem izpolni iz nareka ali cenika. Glava, »ni vključeno« in pogoji so v predlogi zapisani enkrat in jih spreminjate le izjemoma.
Kaj narekovati pri posamezni dejavnosti?
Logika je pri vseh obrteh enaka, razlikujejo se postavke. Narek je popoln, ko vsebuje vse, kar sistem potrebuje za postavke iz cenika, in vse, česar ne boste naredili. Kar v nareku manjka, sistem v povzetku označi kot vprašanje, zato je bolje povedati preveč kot premalo. Spodnji seznami so izhodišče za vašo predlogo:
- Klime: tip in moč enote, prostor, dolžina linije, način namestitve zunanje enote, preboji, odvod kondenza, ure montaže, kaj ni vključeno (elektrika).
- Toplotne črpalke: tip (zrak-voda, zemlja-voda), moč, bojler, hidravlika, demontaža stare kurilne naprave, opomba o morebitni subvenciji.
- Vodovod: dolžina napeljave po dimenzijah, fitingi, sanitarna oprema (ali jo dobavi stranka), prebijanje in zapiranje utorov, ure dela.
- Elektro: število točk po vrstah, omarica, kabli po metrih, meritve in poročilo, ure dela.
Koliko časa prihranite? Izračun z vašimi številkami
Število ponudb na teden pomnožite z razliko med minutami, ki jih zdaj porabite za eno ponudbo (zapiski, prepis, oblikovanje, preverjanje), in minutami za narek, potrditev povzetka in pregled, nato delite s 60. Dobite ure na teden. Minute izmerite na petih zaporednih ponudbah, ne ocenite jih na pamet.
Ur na teden = ponudbe na teden × (minute zdaj − minute s sistemom) ÷ 60
Primer z izmišljenimi vhodi: 8 ponudb na teden, zdaj 35 minut na ponudbo, s sistemom 8 minut: 8 × (35 − 8) ÷ 60 = 3,6 ure na teden.
Pomembnejše od ur je pogosto drugo merilo: čas od ogleda do poslane ponudbe. Če ponudbe zdaj pišete zvečer ali ob koncu tedna, stranka čaka en dan ali več. Zapišite si za vsako ponudbo datum ogleda in datum pošiljanja ter na koncu meseca preverite, ali se je delež sprejetih ponudb spremenil. Pri majhnem številu ponudb bodite previdni: nekaj ponudb gor ali dol je lahko naključje. Kako oceniti vrednost hitrejšega odziva v denarju, pokaže izračun v članku AI za prodajo.
Kako se ponudbe povežejo z zgrešenimi klici?
Hitra ponudba pomaga le, če povpraševanje sploh pride do vas. Med delom pogosto ne morete dvigniti telefona, zgrešen klic pa je lahko stranka, ki pokliče naslednjega izvajalca. Zato pripravo ponudb pogosto povežemo s sistemom za zgrešene klice: klicatelj dobi sporočilo, sistem zbere, kaj potrebuje, in to zapiše na isto mesto kot ponudbe.
Tako nastane en tok: klic ali povpraševanje pride, sistem ga zapiše, vi po ogledu narekujete, stranka dobi predračun, sistem opomni na ponovni stik. Več na straneh AI za zgrešene klice obrtnikov in AI telefonist ter v članku koliko poslov izgubite zaradi zgrešenih klicev.
Kdaj se avtomatska priprava ponudb ne splača?
Ne splača se, kadar ponudb pripravite le nekaj na mesec, kadar je vsak projekt drugačen ali kadar cenika nimate zapisanega. Takrat sistem prihrani malo ali pa bi moral cene ugibati, česar ne sme. To vam povemo na posvetu, tudi če pomeni, da posla ne bo.
- Nekaj ponudb na mesec. Dobra predloga v programu, ki ga že imate, zadošča.
- Vsak projekt je unikaten. Celovite adaptacije ali projekti po načrtu potrebujejo popis, ne nareka; sistem pomaga le pri glavi in pogojih.
- Cenika ni. Če ceno vsakič določite po občutku, ga najprej zapišite.
- Ponudbe že sestavite v nekaj klikih. Če vaš program iz kataloga že pripravi predračun, je prihranek predvsem v nareku na terenu — preverite, ali je dovolj velik.
Kako začnemo pri vas?
Začnemo z eno vrsto ponudb, ki jih pripravite največ. Na brezplačnem posvetu po telefonu ali Google Meetu pogledamo vaš cenik in obstoječe ponudbe, v ponudbo zapišemo fiksno ceno in merilo uspeha — na primer čas od ogleda do poslane ponudbe ali minute na ponudbo — in ga izmerimo pred zagonom in po njem.
Če pilot merila ne doseže, lahko odstopite in denar vrnemo. Enostavnejše postavitve trajajo en do dva tedna, kompleksnejše tri do šest. Rešitev lahko teče na vaših ali naših računih. Storitev je opisana na strani AI avtomatizacija za podjetja, kako določimo ceno, pa na strani cene AI storitev. Če želite najprej pregled vseh opravil v obrti, je primerno AI svetovanje z analizo.
Koliko dni zdaj mine od ogleda do poslane ponudbe?
Na posvetu pogledamo vaš cenik in predlogo ter povemo, ali se narek na terenu pri vas splača.
Rezerviraj brezplačen posvet →Pogosta vprašanja o AI pripravi ponudb
Ali AI sam določa cene v ponudbi?
Ne. Sistem uporablja samo cene iz vašega cenika. Če postavke, ki ste jo narekovali, v ceniku ni, je ne oceni, ampak jo označi z [PREVERI], da ceno vpišete sami. Popuste in posebne pogoje vedno določite vi.
Kaj mora vsebovati ponudba ali predračun obrtnika?
Ponudba mora po 22. členu Obligacijskega zakonika vsebovati vse bistvene sestavine pogodbe — pri obrtniku navadno kaj boste naredili in za kakšno ceno. Priporočamo še številko, datum, rok veljavnosti, podatke obeh strank, postavke z enotami in cenami, DDV, kaj ni vključeno ter rok izvedbe in plačilne pogoje.
Ali je predračun isto kot račun?
Ne. Seznam obveznih podatkov v 82. členu ZDDV-1 velja za račun. Če stranka na podlagi predračuna plača vnaprej, ZDDV-1 v 81. členu v nekaterih primerih zahteva izdajo računa za predplačilo, na primer za predplačilo za storitve, prejeto od drugega davčnega zavezanca. Kdaj velja za vas, preverite z računovodjo.
Kako dolgo velja ponudba?
Do roka, ki ga v ponudbi zapišete: po 26. členu Obligacijskega zakonika vas ponudba z rokom veže do izteka roka. Če roka ne zapišete, vas pisna ponudba veže toliko časa, kolikor je običajno potrebno, da pride do stranke, da jo ta preuči in da odgovor pride do vas. Zato rok veljavnosti vedno zapišite.
Ali moram potrošniku navesti ceno z DDV?
Da, če ste zavezanec za DDV. 14. člen ZVPot-1 zahteva, da podjetje potrošniku vidno označi ceno, ki vključuje DDV. Na predračunu za fizično osebo zato skupni znesek z DDV ne sme manjkati.
Ali glasovni vnos razume narečje in strokovne izraze?
Delno. Prepoznava govora se zmoti predvsem pri številkah, mešanju narečja in strokovnih izrazih. Zato sistem pred sestavo predračuna povzame, kar je razumel, vi pa povzetek potrdite ali popravite. Pogoste izraze iz vaše obrti zapišemo v navodila sistemu, da jih pravilno prepozna v postavkah.
Koliko stane avtomatska priprava ponudb?
Cena je odvisna od obsega cenika, števila predlog, tega, ali želite glasovni vnos, in povezave s programom, v katerem izdajate račune. Po brezplačnem posvetu jo zapišemo v ponudbo s fiksnim zneskom in merilom uspeha. Dejavniki so opisani na strani kako določimo ceno AI storitev.