Na hitro
Sistem za nabavo ni nujno en velik program. Je urejena pot od potrebe do prevzetega blaga: kdo sproži povpraševanje, kje se zbirajo ponudbe, kdo odobri, kako nastane naročilnica in kje se vidi, kaj je prispelo. V podjetju s 5–50 zaposlenimi ga je pogosto ceneje in hitreje sestaviti iz obstoječih orodij kot kupiti ERP.
Ko v podjetju z 20 ljudmi nekdo prvič reče "rabimo sistem za nabavo", si vsak za mizo predstavlja nekaj drugega. Eden misli na program, ki ga je videl pri prejšnjem delodajalcu. Drugi na Excel, ki bi končno bil samo eden. Tretji na to, da bi vsaj vedel, kdo je kaj naročil in po kakšni ceni. Vsi trije imajo prav — in prav zato se pogovor pogosto konča brez odločitve.
Ta članek je namenjen tistemu, ki mora odločitev sprejeti. Ne gre za pregled ponudnikov programske opreme in ne za seznam funkcij, ki jih itak nihče ne uporabi. Gre za to, kaj mora sistem za nabavo v malem ali srednjem podjetju sploh znati, katere tri poti do njega obstajajo, kako izbrati med njimi in v kakšnem vrstnem redu ga postaviti, da ga ekipa dejansko začne uporabljati.
Kaj je sistem za nabavo — in kaj z njim ni mišljeno
Najprej odpravimo eno zamenjavo, ki je v slovenščini pogosta. Če v iskalnik vtipkate podobne besede, boste hitro naleteli na izraz dinamični nabavni sistem (DNS). To je nekaj povsem drugega: gre za tehniko javnega naročanja po Zakonu o javnem naročanju (ZJN-3), povsem elektronski postopek, ki poteka po pravilih omejenega postopka in je namenjen javnim naročnikom pri običajnih, na trgu splošno dostopnih nabavah.
V tem članku govorimo o nečem drugem: o notranji ureditvi nabavnega procesa v podjetju. Torej o tem, kako pri vas nastane naročilo, kdo ga potrdi, kje so podatki o dobaviteljih in cenah ter kako se vidi, kaj je že prispelo in kaj še ne. Če ste javni naročnik, potrebujete oboje — DNS za postopek in urejen notranji sistem, da postopek sploh lahko izpeljete brez kaosa.
Dobra novica za manjša podjetja: sistem za nabavo ni sinonim za program. Sistem je urejen proces, ki ga podpira nekaj orodij. Marsikatero podjetje ima drag program in kljub temu nima sistema, ker se polovica naročil še vedno zgodi po telefonu in nikoli ne pride v evidenco.
Šest stvari, ki jih mora pokriti vsak sistem za nabavo
Ne glede na to, ali gre za program za 40 uporabnikov ali za sestavljeno rešitev v podjetju s petimi zaposlenimi, mora sistem za nabavo pokriti šest korakov. Če katerega od njih ni, se luknja prej ali slej pokaže v obliki podvojenega naročila, pozabljene dobave ali računa, ki ga nihče ne zna potrditi.
| Korak | Kaj mora sistem znati |
|---|---|
| 1. Potreba in povpraševanje | Zabeležiti, kdo kaj potrebuje, v kakšni količini in do kdaj — na enem mestu, ne po e-pošti in ustno |
| 2. Zbiranje ponudb | Vse prejete ponudbe na enem mestu, v enotni obliki, s podatkom o veljavnosti |
| 3. Primerjava in izbira | Postavke poravnane na skupni imenovalec (cena, dostava, rok, garancija) in zapisano, zakaj je bila izbrana ta ponudba |
| 4. Odobritev in naročilnica | Jasno, kdo kaj sme potrditi in do katerega zneska; naročilnica nastane iz izbrane ponudbe, ne s prepisovanjem |
| 5. Prevzem in sledenje dobavi | Vidno, kaj je prispelo, kaj zamuja in kaj je bilo dobavljeno nepopolno |
| 6. Usklajevanje računa | Prejeti račun se poveže z naročilom in prevzemom; odstopanja se pokažejo takoj, ne ob zaključku meseca |
Opazite, da nobeden od teh šestih korakov ne zahteva umetne inteligence. Zahtevajo doslednost. AI in avtomatizacija prideta zraven kot orodje, ki doslednost naredi poceni — ker prepisovanje, iskanje po e-pošti in ročno usklajevanje odpadejo. Če vas zanima širša slika, kateri procesi v podjetju se sploh avtomatizirajo in po kakšnem vrstnem redu, poglejte krovni vodič avtomatizacija poslovnih procesov.
Tri poti do sistema za nabavo
V praksi obstajajo tri poti. Nobena ni univerzalno pravilna — razlikujejo se po ceni, hitrosti in po tem, koliko vas vežejo.
Nabavni modul znotraj ERP-ja
Če že imate ali načrtujete ERP, ki pokriva zaloge, proizvodnjo in finance, je nabavni modul logično nadaljevanje. Prednost je tesna povezava: naročilo, prevzem, zaloga in knjiženje živijo v istem sistemu.
Slabost je cena in teža uvedbe. ERP se ne postavi mimogrede, zahteva urejene šifrante in disciplino, ekipa pa se ga mora naučiti. Za podjetje, kjer nabava pomeni nekaj deset naročil na mesec, je to pogosto prevelik korak.
Namenska rešitev za nabavo
Obstajajo programi, ki delajo izključno nabavo: povpraševanja, ponudbe, odobritve, naročilnice, register dobaviteljev. Postavijo se hitreje od ERP-ja in so za nabavo praviloma bolje premišljeni.
Slabost: še en sistem, še ena naročnina, še ena prijava. In če ne govori z vašim računovodskim programom in e-pošto, se prepisovanje samo preseli drugam.
Sestavljen sistem na obstoječih orodjih
Tretja pot je pri podjetjih s 5–50 zaposlenimi pogosto najbolj smiselna: nabavo uredite na orodjih, ki jih že imate — e-pošta, preglednica ali baza, dokumentni prostor — in med njimi postavite avtomatizacije, ki opravijo ročno delo.
Konkretno: en zbirni predal za ponudbe, iz katerega se podatki samodejno izluščijo v primerjalno tabelo; en register dobaviteljev; naročilnica, ki nastane iz izbrane ponudbe; opomnik, ko dobava zamuja. Nič novega se ni treba učiti, ker ostanejo orodja ista — spremeni se le to, da ročnih korakov ni več.
| ERP modul | Namenska rešitev | Sestavljen sistem | |
|---|---|---|---|
| Hitrost uvedbe | počasna | srednja | hitra |
| Zahtevnost za ekipo | visoka | srednja | nizka |
| Povezanost z zalogami in financami | najtesnejša | odvisno | po meri |
| Prilagodljivost vašemu procesu | omejena | omejena | visoka |
| Vezanost na ponudnika | visoka | srednja | nizka |
Tabela ni sodba, ampak orodje za pogovor. Podjetje s proizvodnjo in skladiščem bo pogosto res potrebovalo ERP. Podjetje, ki nabavlja material, storitve in podizvajalce in ki ga v resnici boli prepisovanje, bo z isto vsoto denarja dobilo veliko več, če jo vloži v AI avtomatizacijo obstoječih procesov.
Niste prepričani, katera od treh poti je za vas?
Na kratkem posvetu gremo skozi vaš nabavni proces korak za korakom in iskreno povemo, kje je pri vas ozko grlo — in ali za rešitev sploh potrebujete nov program.
Rezerviraj brezplačen posvet →Sedem vprašanj, ki jih zastavite pred odločitvijo
Preden gledate demo katerekoli rešitve, si odgovorite na teh sedem vprašanj. Odgovori vas pripeljejo do izbire hitreje kot primerjava seznamov funkcij.
- Koliko naročil na mesec dejansko naredite? Deset in dvesto naročil zahtevata popolnoma različno rešitev. Preštejte, ne ugibajte.
- Kje se proces danes ustavi? Pri zbiranju ponudb, pri odobritvi, pri sledenju dobavam ali pri usklajevanju računov? Rešujte ozko grlo, ne vsega naenkrat.
- Kdo sme kaj potrditi? Če pravila odobritve niso zapisana, jih noben program ne bo znal izvajati namesto vas.
- Kje bodo živeli podatki o dobaviteljih? En register, ki mu ekipa zaupa, je vreden več kot pet naprednih funkcij.
- S čim se mora rešitev pogovarjati? Z računovodskim programom, e-pošto, skladiščem, spletno trgovino. Vsaka povezava, ki je ni, se spremeni v ročno prepisovanje.
- Kdo bo skrbnik? Vsak sistem potrebuje eno osebo, ki nanj pazi. Če je ni, sistem v pol leta razpade nazaj v e-pošto.
- Kaj se zgodi, če čez dve leti zamenjate rešitev? Ali lahko podatke izvozite in odnesete s seboj?
Sedmo vprašanje podjetja najpogosteje preskočijo — in ga obžalujejo. Vezanost na ponudnika ni problem, dokler ste zadovoljni; postane problem točno takrat, ko niste.
Program ne naredi sistema. Sistem naredijo zapisana pravila, en vir podatkov in nekdo, ki zanj odgovarja. Program to samo poceni ali pohitri.
Kako sistem za nabavo postavite po fazah
Največja napaka pri uvedbi ni izbira napačnega orodja, ampak poskus, da bi vseh šest korakov uredili hkrati. Priporočamo obraten vrstni red: najprej tisti korak, ki največ stane in najmanj zahteva presoje.
Faza 1 — uredite vhod
En zbirni kanal za ponudbe (najpogosteje poseben e-poštni predal) in samodejni zajem podatkov iz njih v primerjalno tabelo. Ta korak sam po sebi odpravi največ ročnega dela in ne spremeni nikomur navad. Podrobneje ga razloži članek o samodejnem vrednotenju ponudb.
Faza 2 — uredite izhod
Naročilnica, ki nastane iz izbrane ponudbe brez prepisovanja, in zapis, kdo jo je potrdil. Tu se prvič pojavijo pravila odobritve — zato je pomembno, da so v prvi fazi podatki že urejeni.
Faza 3 — zaprite zanko
Sledenje dobavam, opomniki ob zamudah in usklajevanje prejetega računa z naročilom. Šele ko ta zanka deluje, ima smisel razmišljati o povezavi z zalogami in o naprednejših stvareh, kot je napoved porabe — o tem več v članku o avtomatizaciji upravljanja z zalogami.
Vsaka faza je uporabna sama po sebi. To je bistvo: če se druga faza zavleče, prva še vedno prinaša korist. Pri hkratni zamenjavi vsega tega zavarovanja ni. Enak pristop po korakih zagovarjamo tudi pri avtomatizaciji nabave kot celote.
Koliko stane sistem za nabavo
Poštenega enotnega odgovora ni, ker se tri poti cenovno ne primerjajo neposredno: ERP je investicija z licencami in uvedbo, namenska rešitev je mesečna naročnina, sestavljen sistem pa enkratna postavitev na orodjih, ki jih večinoma že plačujete.
Pri nas se postavitev avtomatizacije začne pri 690 €, končna cena pa je odvisna od števila korakov, virov podatkov in povezav z obstoječimi orodji. Za to ceno praviloma ne dobite celotnega nabavnega sistema naenkrat — dobite prvo fazo, ki deluje. Velja garancija vračila denarja. Vse cene so javno objavljene na strani cene AI storitev.
Bolj koristno kot vprašanje "koliko stane" je vprašanje koliko vas stane sedanje stanje. Preštejte ure, ki jih na mesec porabite za zbiranje in prepisovanje ponudb, tipkanje naročilnic, iskanje po e-pošti in usklajevanje računov. Pomnožite z uro dela osebe, ki to počne. Ta številka je vaša izhodiščna točka — in praviloma je večja, kot ekipa pričakuje.
Pet napak, ki se jim izognite
- Kupite program, preden zapišete proces. Program bo vaš neurejeni proces samo digitaliziral, ne pa uredil. Najprej narišite šest korakov z imeni ljudi.
- Uvedete vse hkrati. Ekipa se upre, ker se ji naenkrat spremeni preveč. Ena faza, ki deluje, je vredna več kot cel sistem, ki ga nihče ne uporablja.
- Pustite stranska vrata odprta. Če se polovica naročil še vedno zgodi po telefonu mimo sistema, evidenca ni verodostojna in ji nihče ne zaupa.
- Pozabite na račune. Nabava se ne konča z naročilom. Če prejeti računi ostanejo ločen svet, se zaključek meseca ne skrajša — o tem več na strani AI za računovodske servise in v članku o avtomatizaciji upravljanja dokumentov.
- Nihče ni odgovoren. Brez skrbnika sistem tiho razpade. To ni tehnično vprašanje, ampak organizacijsko.
Kratek test: ali sistem za nabavo sploh potrebujete?
Preberite pet trditev. Če vam vsaj tri zvenijo znano, se ureditev splača:
- Ne veste na hitro, koliko ste lani plačali istemu dobavitelju za isto stvar.
- Ponudbe se zbirajo v osebnih e-poštnih predalih različnih ljudi.
- Vsaj enkrat na četrtletje se zgodi podvojeno ali pozabljeno naročilo.
- Ko pride račun, mora nekdo iskati, kdo je to naročil in po kakšni ceni.
- Ko je ključna oseba odsotna, se nabava zaustavi.
Če vam ni znana nobena, verjetno ne potrebujete nič novega — in to je popolnoma legitimen zaključek. Če pa se prepoznate v štirih ali petih, težava skoraj zagotovo ni v manjkajočem programu, ampak v tem, da proces ni zapisan in da preveč korakov visi na ljudeh namesto na sistemu. Prav to je najpogostejša ugotovitev, ko podjetju pomagamo pri AI svetovanju in postavljanju prioritet.
Zaključek — naslednji korak
Sistem za nabavo ni nakup, ampak odločitev o tem, kako želite delati. Šest korakov mora biti pokritih, tri poti so na voljo, sedem vprašanj vas pripelje do izbire — vse ostalo je izvedba po fazah.
Za podjetje s 5 do 50 zaposlenimi je najpogostejši pravilni odgovor tretja pot: ne kupiti novega sistema, ampak urediti in avtomatizirati tistega, ki ga že imate, začenši pri zbiranju in primerjavi ponudb. Če želite vedeti, ali to velja tudi za vas, preštejte naročila in ure ročnega dela na mesec ter se s tema dvema številkama oglasite na brezplačnem 20-minutnem posvetu. Iskreno povemo tudi, kdaj se avtomatizacija ne splača. Kako izgleda postavitev v praksi, opisuje stran AI avtomatizacija za podjetja.